Categorizando

Começo conceituando...

Categorização consiste em classificar, criar famílias para agrupar os objetos, idéias, serviços... (grupos) de mesmo objetivo, propósito.

O tema parece bem fácil não é? Mas por incrível que pareça, não é tão simples assim para muitas pessoas. Aquelas que já possuem o hábito de organizar ou "arrumar" as coisas no dia-a-dia tendem a ter mais facilidade em perceber a necessidade das coisas de mesmo objetivo estarem dispostas em mesmo local. Mas temos aquelas que possuem outras pessoas que fazem por elas a tarefa diária... ou ainda temos as pessoas que não se importam como o ambiente se encontra.

Mas imaginem agora, aquela que tem outra pessoa que faz por ela todas as tarefas diárias, um dia ficar sem esse auxílio? A pessoa que faz por ela tem seu próprio jeito de arrumar, dispor as coias porque utiliza-se da forma como aprendeu, da maneira como faz também na casa dela. Em alguns momentos, coisas podem não ser encontradas ou então, encontradas em um lugar que não faz sentido estar, dificultando ser utilizado. Na demora de encontrar, a pessoa acaba ficando estressada ou mesmo comprando outro desnecessariamente.

No caso da pessoa que "tanto faz", constantemente pode acumular coisas por não saber que já possui, ou então viver se perdendo nas coisas dispostas em seu ambiente, seja casa ou trabalho.

Ao categorizar as coisas em casa, o acesso se torna facilitado, você desenvolve as funções de maneira tranquila e rápida. Começa então, ter mais controle do que tem e do que falta só de olhar porque as coisas estão em grupos; basta olhar para os grupos.

Ao categorizar atividades, sejam rotinas de casa ou de trabalho, possibilita-se o controle do fluxo de tarefas bem como definição de prioridades para execução. A praticidade faz com que se gaste menos tempo na execução e o resultado será a PRODUTIVIDADE.

Vou mostrar agora uma forma que busco fazer e que para mim ajuda deemmmaaaiiisss no dia-a-dia:

1. Categorizar/ separar em grupos de acordo com tipo

2. Dentro desse grupo por tipo, subdividir por funcionalidade

3. Após subdividir por funcionalidade, se ainda houver: a) muitas cores, separar obedecendo um degradê de cores, ou simplesmente agrupando as cores parecidas (conforme ilustrado na sequência de cores abaixo); b) questão de frequência de uso, procure dispor o que você utiliza mais na frente, ao alcance fácil...

Gosto de ressaltar que, quando categorizamos, conseguimos ver facilmente as coisas porque estão divididos em grupos distintos, por objetivo. É importante também deixar de fácil acesso, os grupos utilizados no dia-a-dia, isso trará comodidade e praticidade nas atividades.

Como referência de ordem de cores para rearranjar nossas roupas e alguns acessórios, montei uma sequência utilizando os lápis de cor de meu filho para ficar facilmente visível (veja abaixo), e confesso que amei criar essa sequência, tem me ajudado demais, embora com dia-a-dia, a gente se acostuma e faz automaticamente.

Você não precisa obrigatoriamente obedecer a um degradê de cores, mas deixar as coisas de mesma família de cor próxima ajudará na escolha do objeto em questão.

Além de ficar fácil buscar o objeto dentro de seu grupo, mostra praticamente tudo que você tem para usar, e subclassificar por cor, por exemplo roupas, passa uma sensação de bem-estar muito boa, experimente!

Veja os exemplos abaixo.

No quarto...

Camisetas de um lado, camisetas polo de outro lado, camisas penduras... e ainda subdivididas por cor.

Essa são imagens reais, que há um tempo defini dentro de algumas soluções de organização para facilitar minha rotina. Ao dobrar uma roupa para guardar, já sei exatamente onde encaixá-la. Isso faz com que eu ganhe mais tempo para outras atividades.

Utilizo essa categorização de roupas para todos em casa, e digo por experiência, até meu filho de 9 anos sabe onde buscar e guardar, e ainda disse ter ficado mais fácil escolher a roupa dele.

Ahhhhhh, uma coisa bem legal!!! Quando você categoriza seus pertences, até fazer as malas para uma viagem facilita!!! Aqui todos amamos viajar, e fazer as malas para nós não é mais um problema. Depois de tantas idas e vindas, também desenvolvi uma maneira de fazer as malas de forma mais rápida e sem stress, até o desfazer as malas, que para muitos é uma dor de cabeça, ficou mais fácil. ;-) Falarei sobre isso em outro artigo!

Na Cozinha...

Notem, na cozinha, um lado do armário dispõe os utensílios que utilizamos para beber e seus acessórios, como xícaras e pires, copos, algumas canecas... Itens para sobremesa foram dispostos próximo, porém agrupados em um local específico.

Os copos que utilizamos pouco, por exemplo com desenhos e formatos diferentes, ficam ao fundo, deixando à frente os mais utilizáveis.

Quando buscamos copos, xícaras, item para sobremesa, vamos diretamente nesse local.

Resumindo: GRUPO Utensílios de bebida, SUBgrupos Copos, Café, Chá, Sobremesa, cada qual agrupado em um lugar.

Para os pratos, a mesma coisa, GRUPO Utensílios de comer, SUBgrupos Pratos rasos, Pratos fundos, Pratos de sobremesa... GRUPO Bowls (bacias)...e assim para todas as coisas.

Aqui em casa, prezo pelo essencial, mesmo porque não tenho muito espaço, mas se você tiver mais conjuntos de pratos, copos, taças, você pode dispor os que eventualmente você utiliza em outro lugar, como buffet, cristaleira, ou outra parte do armário, enfim...

No trabalho...

Na área dos arquivos, por exemplo, dispor documentos em pastas arquivos (arquivo morto) identificado por nome do departamento, tipo de documento e ordem alfabética, ano de arquivamento, entre outros necessários ajudam encontrar com facilidade os documentos que futuramente queira acessar.

Departamentos, setores:- Se categorizar atividades, por exemplo, do setor financeiro, podemos ter GRUPO Financeiro, SUBgrupos Operacional, Cobrança...

Para arquivos digitais, criar pasta por departamento/setor, subpastas por tipo de documento, funcionalidade... se houver necessidade de datas estarem evidentes, identificar a pasta de arquivos com data (ano_mês) e nome. Isso serve também para fotos.

CATEGORIZAR = Dividir em grupos, famílias com mesmo propósito.

Não basta apenas categorizar, organizar, é preciso mostrar a todos como foi feito para perceberem como ficou após separação e como irão acessar as coisas.

O ato de "ensinar, treinar" é essencial para manter o sistema de organização implantado funcionando.

Agora, fiquem ligadinhos...O próximo artigo falará sobre um passo bastante importante antes de organizar de fato um local ou fluxo de atividades (colocar a mão na massa), e ter aprendido o conceito de categorizar, contribuirá para a realização efetiva.

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