Organize-se primeiro!

Olá tudo bem?

Há um tempo trabalho com organização e estruturação de negócios, processos e procedimentos, e para isso recorri muitas vezes conceitos e princípios de organização residencial e comercial para melhor dispor o ambiente e o fluxo de atividades.

Sempre busquei estudar como poderia melhorar a produtividade, trazendo a simplicidade e praticidade para o dia-a-dia porque acredito que quanto mais simples, mais fácil será criar o hábito de fazer, e isso torna mais eficiente a execução das tarefas.

Para complementar minha formação, fiz um curso de Personal Organizer e confesso que adorei!!! Muitas técnicas e metodologias foram apresentadas no curso que me permitiu criar metodologias mais personalizadas de acordo com as necessidades de cada pessoa ou negócio.

Durante o curso tive a oportunidade de compartilhar experiências com outras alunas e fazer alguns laboratórios em minha própria casa/escritório e casa de amigos/ família, e percebi que antes de qualquer "organização" era preciso criar um "Mindset" para a tal organização.

Um mindset é a configuração de sua mente, um mapa mental, a forma como você vê e interpreta, seus pensamentos sobre algo.

Um mindset diz respeito a forma de se pensar, o que influencia diretamente na maneira como compreendemos uma realidade.

Foi então que senti a necessidade de criar mais uma categoria em meu blog para falar sobre Organização e dar dicas realmente práticas, dicas já testadas por mim que fazem toda diferença no dia-a-dia, além de ajudar criar o "mindset" que precisamos para "enxergar" como as coisas funcionam e como podemos modificá-las para melhorar a rotina.

Percebi que as pessoas entendiam como devemos dispor objetos nos ambientes, uso de alguns organizadores, mas na hora de realizar a organização, buscavam somente "arrumar".

Elas acreditavam que um ambiente "arrumado" era sinônimo de "organizado". Na realidade, a idéia de "arrumar" está contida na idéia de "organizar" porém, uma coisa pode estar arrumada mas não está totalmente em um sistema de organização no qual garante que, a tal arrumação, se mantenha da mesma maneira todos os dias ou que seja realizada de forma eficiente.

Organizar está ligado à idéia de criar soluções para aquilo que não está funcionando bem ou não está funcionando.

Um exemplo simples do que estamos falando,... "imagine seu marido ou filho chegando do trabalho/escola com sua mochila. Chegam e logo colocam no primeiro lugar que acham disponível como sofá, mesa da sala, canto da sala ou do quarto, mesa do escritório, enfim, e você inicia então uma arrumação, pegando as coisas e colocando em outro lugar que você acredita que ficará mais arrumado aos seus olhos para não ter que ficar novamente levando de um lugar a outro".

Esse vai e vem mostra que o fluxo de atividades diária da família possui falhas por não ter lugares definidos para que a organização realmente se estabeleça. Conseguiram perceber?

Dentro de uma solução, um sistema de organização é estabelecido para garantir que cada coisa tenha seu lugar de tal forma que, qualquer pessoa tenha ciência sobre onde guardar ou mesmo, onde encontrar. Isso além de facilitar a rotina, trará benefícios no controle das coisas e tarefas, ficando evidente o que você tem e o que está faltando; reflete não só no bem-estar mas no controle financeiro.

Outro equívoco é acreditar que, usar organizadores (cestas, cestos, caixas dentre outros) já faz do ambiente organizado, e há pessoas que compram e não sabem encaixar no contexto ou empilham coisas nos organizadores de forma que, o que está dentro não é facilmente visualizado. Ou seja.... um organizador que deveria ser utilizado com um determinado propósito, passa ser um "entulho".

Portanto, antes de "organizar" de fato um ambiente, seja fisicamente ou processos da rotina de trabalho, é preciso entender o que acontece e o que realmente será efetivo para obter bons resultados. Organize-se primeiro...crie bons hábitos e volte seus pensamentos e ações para realmente organizar, ou seja, para criar soluções em um sistema de organização eficiente.

Veja algumas dicas bem básicas que ajudarão você a se acostumar em ser uma pessoa mais organizada:

Em casa:

1. Procure arrumar sua cama pela manhã;

2. Tomou banho? Estenda a toalha;

3. Tenha um lugar para seus sapatos;

4. Quando trocar de roupa, aquela que estava usando, se precisar lavar, já coloque em um cesto de roupas sujas, caso irá reutilizar, deixe em um único lugar para ventilar e então, guarde-a (se puder, tenha um lugar para guardar roupas que foram usadas uma vez, evite colocar junto com as limpas);

5. Comeu? Então já lave os utensílios usados e guarde-os (evite acumular);

6. Tirou um objeto para usar, ao final devolva no mesmo lugar...

7. Se precisar fazer anotações sobre compromissos, tarefas a serem realizadas, utilize: lousa para escrever, quadro de cortiça, agenda... enfim, anote em um lugar que lhe dará visibilidade e facilidade e encontrar tudo que precisa fazer e na ordem que precisa.

8. Exercite: "Não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje", isso ajudará você não se perder, nem mesmo acumular tarefas...isso é fato!

9. Faça pequenos planejamentos como: compra semanal, controle financeiro... enfim, criar o hábito de planejar as ações mesmo em curto prazo, possibilita parar e pensar em tudo que precisa antes de executar, inclusive exceções que precisarão de um "plano B".

No trabalho:

1. Comece pelo: "Não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje", isso ajudará você não se perder nem, mesmo acumular tarefas...isso é fato!

2. Utilize agenda, caderno para anotações

3. Mantenha a mesa de trabalho regionalizada, ou seja, estabeleça os lugares onde você colocará seus documentos, agenda, materiais de trabalho...

4. Tenha um organizador de arquivos e identifique (colocando o que irá armazenar) para os documentos que ainda estão em circulação, que ainda vão ser utilizados para alguma tarefa ou que estão sendo armazenados para serem enviados para outra pessoa (ex. notas fiscais, solicitações, anotações de tarefas...).

5. Tenha um lugar para seus materiais de apoio (lápis, barracha, canetas, cadernos, grampeador...)

6. Mantenha uma rotina bem definida de tarefas, padronize e descentralize atividades, isso trará facilidade, praticidade e produtividade. Escrevi dois e-books que podem ajudar você a entender como fazer: um sobre como definir processos/ procedimentos e outro como descentralizar tarefas, vocês podem baixar gratuitamente na página corporativa GBettoni.com

7. Planeje suas ações: comece com as ações diárias e semanais.

...

Eu poderia listar muitas outras dicas, mas essas já ajudarão você INICIAR seu processo de "organizar-se".

Ao organizar você terá criado um sistema com padrões definidos para que as coisas fluem por si só, e mesmo que exceções ou situações aconteçam, você ainda conseguirá visualizar facilmente o problema, permitindo ainda você criar uma solução rápida e personalizada.

Algumas pessoas possuem mais facilidade que outras, mas isso não significa que as que possuem dificuldade em perceber a necessidade da organização, não possa aprender.

Você pode criar um mindset para organização.

Todos temos condições de aprender coisas novas ou mesmo atualizar os conhecimentos que já possuímos. Você pode inclusive pedir ajuda para um profissional e digo por experiência, você conseguirá dar prosseguimento às orientações. A metodologia que utilizo quando dou orientações já inclui momento com cliente para "aprendizado" do processo. Acredito que formar as pessoas para a execução das tarefas é garantir que meu trabalho seja realmente eficiente, do contrário, não passarão de orientações.

No próximo artigo, farei alguns direcionamentos de como começar a criar seu mindset para organização.

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